Pile di documenti sulla vostra scrivania. Conferme d’ordine, fatture, notifiche di arrivo (NDA). Dati che volete nel vostro software, non sulla vostra scrivania. Assicuratevi di non dover più inserire manualmente i dati. È arrivato il nuovo modulo di acquisizione dei documenti. Vi fa risparmiare tempo ed evita che i vostri dipendenti debbano digitare manualmente tutti i documenti nel vostro software.
L’OCR alla base del riconoscimento dei documenti
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è il riconoscimento del testo e la sua traduzione in dati digitali. Molte aziende si affidano a questa tecnica per trasferire tutti i tipi di dati analogici in informazioni digitali. Tuttavia, il problema è che molte applicazioni non riescono a interpretare la relazione tra i dati. Inoltre, i caratteri sono spesso fraintesi. Si pensi, ad esempio, a una O e a uno 0 (zero), o a una I e a un 1. E se il documento non viene inserito correttamente nello scanner i problemi sono incalcolabili. Il risultato sono dati non strutturati. In altre parole: inutili per i sistemi informatici. Troppo spesso sono necessarie azioni manuali per ottenere dati utili. E questo richiede tempo.
L’OCR è nato all’alba della Prima guerra mondiale. Il fisico Emanuel Goldberg sviluppò un macchinario in grado di tradurre singoli caratteri su carta in segnali per il telegrafo. All’epoca, molte aziende utilizzavano i microfilm per salvare i documenti in modo compatto. Tuttavia, ritrovare questi documenti era una sfida. Goldberg utilizzò una fotocellula e un proiettore di pellicola per riconoscere i modelli di microfilm. Oggi è conosciuto come uno dei fondamenti del moderno OCR.
Gli sviluppi tecnologici aprono le porte a nuove funzioni
Oggi, nel 2022, gli sviluppi tecnologici si susseguono rapidamente. Il risultato? La combinazione di tecnologie come il Deep Machine Learning e l’Intelligenza Artificiale porta l’OCR a un nuovo livello. Offrendo nuove possibilità per la vostra attività. Tra l’altro, il numero di errori nel riconoscimento dei documenti è quasi del tutto eliminato. Inoltre, è possibile elaborare infiniti tipi di documenti da cui si desidera recuperare i dati. Per questo motivo, questa tecnica è ora utilizzata nel nuovo modulo di acquisizione dei documenti di Boltrics.
Elaborazione automatica dei documenti tramite DataHub
DataHub, la piattaforma di integrazione corrispondente a 3PL Dynamics, è stata originariamente progettata per elaborare file di dati strutturati come EDIFACT, XML o JSON. Tuttavia, con tutti gli sviluppi dell’OCR, DataHub è ora in grado di tradurre tutti i documenti pensabili in dati strutturati con Document Capture. Elaborate direttamente questi dati in 3PL Dynamics. Da un file PDF a un testo in un’e-mail o a un’immagine con un testo.
Smettete di inserire manualmente le fatture
Elaborando automaticamente i documenti si risparmia tempo. Senza dubbio. Ad esempio, ricevete una fattura dal vostro fornitore. I vostri dipendenti devono elaborare questo documento. In pratica, questo si traduce quasi sempre nella digitazione manuale delle informazioni sulla fattura da parte del dipendente. O, con un po’ di fortuna, copiando e incollando i dati. Con l’elaborazione della fattura tramite DataHub, è sufficiente un controllo visivo prima di registrare la fattura. A quel punto, dovrete concentrarvi solo sulle eccezioni, mentre la maggior parte dei dati verrà elaborata automaticamente in modo corretto. Calcolate quanto tempo risparmiereste con la sola elaborazione delle fatture.
La maggior parte degli OCR intelligenti è in grado di elaborare correttamente l’80% delle fatture. Il vostro dipendente lavora per il 20% del suo tempo su queste fatture. Tuttavia, il 20% delle fatture più complesse occupa l’80% del suo tempo.
Supponiamo che il vostro dipendente abbia bisogno di 2,5 giorni per elaborare tutte le fatture. Risparmierebbe più di un giorno se la metà di queste fatture complesse venisse elaborata automaticamente. Mettete alla prova il nostro modulo di acquisizione documenti. Sperimentate quanto tempo potete risparmiare.
Altre informazioni?
Con il nuovo modulo di acquisizione dei documenti, potete utilizzare la potenza dell’OCR nel vostro software. Non dovrete preoccuparvi di difficili routine di integrazione, ma lavorerete con un’unica soluzione integrata che agisce su tutte le parti del vostro software. Volete saperne di più sulle possibilità del nuovo modulo di acquisizione dei documenti? Oppure volete sapere come potete risparmiare tempo nella vostra organizzazione automatizzando i processi con DataHub? Contattateci, saremo lieti di aiutarvi a raggiungere il livello successivo.
